Peruutusehdot fysioterapialle: valmis malli ja mitä huomioida

Kirjalliset peruutusehdot ovat yksinkertaisin tapa vähentää peruuttamattomia aikoja fysioterapiassa. Kun asiakas tietää etukäteen, milloin ajan voi perua ja mitä myöhäisestä peruutuksesta seuraa, sekä no-show että kiusalliset erimielisyydet vähenevät. Tässä käytännön malli ja mitä ehdoissa kannattaa huomioida.

Miksi kirjalliset peruutusehdot kannattaa?

Kun peruutusehdot ovat selvät ja näkyvillä varauksen yhteydessä, asiakas sitoutuu käyntiin paremmin. Ehdot eivät ole rangaistus vaan pelisääntö, joka kunnioittaa molempien aikaa: sinä varaat ajan vain hänelle, ja hän ilmoittaa ajoissa, jos ei pääse. Näkyvät ehdot myös antavat sinulle selkänojan, jos veloitat peruuttamattomasta ajasta.

Kuinka monta tuntia ennen ajan voi perua?

Yleisin ja asiakkaille tuttu raja on 24 tuntia. Osa klinikoista käyttää 48 tuntia erikoisaikoihin tai pidempiin käynteihin. Tärkeintä on, että raja on selkeä ja johdonmukainen: ajan voi perua veloituksetta esimerkiksi viimeistään 24 tuntia ennen, ja tämän jälkeen tehdyistä peruutuksista tai poisjäänneistä veloitetaan sovittu maksu.

Mitä peruutusehtoihin kirjataan?

Hyvät peruutusehdot vastaavat neljään kysymykseen: milloin ajan voi perua ilman maksua, miten peruutus tehdään, paljonko myöhäinen peruutus tai poisjäänti maksaa, ja koskeeko sääntö kaikkia vai vain osaa varauksista. Mitä konkreettisempi ja lyhyempi teksti, sitä paremmin se ymmärretään.

Peruutusehtojen malli (voit kopioida)

Peruutusehdot: Varatun ajan voi perua tai siirtää veloituksetta viimeistään 24 tuntia ennen käyntiä. Peru aika helpoiten varausvahvistuksen tai muistutusviestin linkistä, tai ottamalla yhteyttä vastaanottoon. Myöhemmin kuin 24 tuntia ennen tehdyistä peruutuksista sekä käynneistä, joille asiakas ei saavu, veloitetaan [summa] € / käynnin hinta. Ensimmäinen unohdus voidaan huomioida tapauskohtaisesti.

Muokkaa summa ja aikaraja omiksesi. Jos haluat varmistaa ehtojen yksityiskohdat oman toimintasi tai mahdollisten Kela-korvausten kannalta, kannattaa tarkistaa ne vielä oman kirjanpitäjän tai juristin kanssa — tämä malli on käytännön lähtökohta, ei juridinen neuvo.

Näin viestit ehdot asiakkaalle

Ehdot toimivat vain, jos asiakas näkee ne. Näytä peruutusehdot varaushetkellä, toista ne varausvahvistuksessa ja muistuta peruutusmahdollisuudesta jokaisessa muistutusviestissä. Kun peruutus on tehty helpoksi ja ehdot ovat läpinäkyvät, harva jättää tulematta ilmoittamatta — ja tyhjä aika ehtii vapautua toiselle.